Polski przedsiębiorca może coraz więcej zdziałać za pośrednictwem Internetu

Wbrew pozorom firmy mogą już sporo spraw załatwić na odległość. Wolno im na przykład na odległość zawierać umowy, składać dokumenty w urzędach i uzyskiwać informacje

źródło: Rzeczpospolita

+zobacz więcej

Prowadzenie firmy bez odchodzenia od komputera nie jest jeszcze całkiem możliwe, ale coraz miej do tego brakuje. Z nowinek można korzystać m.in. załatwiając formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, urzędzie skarbowym czy rejestrze sądowym. Do każdej z tych instytucji można już przekazywać drogą elektroniczną niektóre formularze. Nie wszystkie jednak. Prawo zmienia się bowiem nierównomiernie, a wdrożenie niektórych rozwiązań wymaga sporych nakładów. Dlatego w pewnych dziedzinach działalności gospodarczej możliwości wykorzystania Internetu są większe, a w innych wciąż znikome.

Jak się umówić w sieci

Internet jest takim samym sposobem wyrażenia swej woli jak papier czy telefon. Co do zasady zatem zawarcie umowy za jego pośrednictwem jest możliwe i dla obu stron wiążące. Z pewnymi jednak zastrzeżeniami.

Otóż często się zdarza, że przepisy wymagają dla jakiejś czynności prawnej formy pisemnej. Wtedy zwykła wymiana e-maili nie wystarczy. Aby elektroniczną korespondencję uznać za równoznaczną z zachowaniem formy pisemnej, obie strony muszą posiadać i stosować tzw. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78 § 2 kodeksu cywilnego). Nawet taki podpis nie wystarczy jednak tam, gdzie wymagana jest forma notarialna. Wówczas strony muszą się pofatygować do rejenta. Nie da się więc na razie dokonać bez odchodzenia od biurka takich czynności, jak:

- zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, partnerskiej i komandytowej czy podpisanie statutu spółki akcyjnej, a także zmianą każdego z tych dokumentów,

- przystąpienie do spółki z o.o. nowego wspólnika czy nabycie udziałów w takiej spółce,

- nabycie nieruchomości,

- zbycie, wydzierżawienie oraz ustanowienie użytkowania na przedsiębiorstwie,

- ustanowienie użytkowania wieczystego.

Sposób na udowodnienie

Inną kwestią jest to, jak fakt zawarcia takiej umowy udowodnić. Może się okazać to nieodzowne w przyszłości, kiedy kontrahenci się poróżnią i któryś z nich nie będzie już zainteresowany transakcją, a sprawa trafi do sądu.

Kodeks postępowania cywilnego nie zawiera tu jakichś szczególnych wskazówek. Pozostaje więc stosowanie reguł odnoszących się do postępowania dowodowego w ogóle. Temat nie jest jeszcze zbyt dobrze rozpoznany, bo podpis elektroniczny to w Polsce instytucja dość młoda, a do tego niezbyt rozpowszechniona. Mimo to firma, która z niego korzysta, w każdej chwili może stanąć przed koniecznością wykazania przed sądem, że doszło do zawarcia umowy z wykorzystaniem podpisu elektronicznego.

Jak jednak tego dowieść, skoro wszystko odbyło się w sposób wirtualny? Stronie wolno tu wnosić o przeprowadzenie dowodu ze środków klasycznych – jak choćby zeznania stron umowy na okoliczność, że została ona zawarta. Można się też pokusić o bardziej nowatorskie rozwiązania. Sam przez się nasuwa się tu dowód z wykorzystaniem odpowiednich środków elektronicznych. Sąd musiałby zadbać wtedy o obecność na sali rozpraw odpowiedniej infrastruktury informatycznej >patrz komentarz.

Błąd i jego skutki

Wykorzystanie Internetu w działalności gospodarczej ułatwia życie, ale i wiąże się z niebezpieczeństwami, które nie występują przy tradycyjnych metodach robienia interesów. Chodzi chociażby o błędy w umowach.

Swego czasu głośna była sprawa wystawienia samochodu na aukcji internetowej, gdzie nabywca wylicytował zań bardzo korzystną cenę, a potem musiał w sądzie dochodzić uznania umowy. Sprzedawca odmówił bowiem wydania samochodu. Twierdził, że pomylił się przy wpisywaniu ceny, a potem nie mógł jej już poprawić. Pisaliśmy o tym w „Rz” z 7 lutego 2007 r. („Precedensowy wyrok za licytację w Internecie”).

Czy i jakie ewentualnie możliwości wycofania się z transakcji ma sprzedawca? Zwłaszcza jeśli rzeczywiście się pomyli? W prawie nie ma jakichś szczególnych przepisów poświęconych niedociągnięciom czynności pra-wnych dokonywanych w formie elektronicznej. Znajdują tu zastosowanie ogólne regulacje dotyczące błędów.

Przede wszystkim można się powoływać tylko na błędy dotyczące treści czynności prawnej. Innymi słowy, chodzi o okoliczności takie, jak cena czy przedmiot umowy. Fakt, że jedna ze stron oczekiwała jakichś dodatkowych, nieuwzględnionych w kontrakcie zachowań (np. wdzięczności czy przychylności drugiej strony w przyszłości), z których ostatecznie nic nie wyszło, nie ma znaczenia.

To jednak nie wszystko. Przy odpłatnych umowach wolno się powoływać jedynie na takie błędy, które zostały przez drugą stronę wywołane, albo gdy przynajmniej wiedziała ona o błędzie lub mogła go łatwo zauważyć (art. 84 k.c.). I właśnie dlatego należy uznać, że omsknięcie ręki i wciśnięcie nie tego, co trzeba, przycisku na klawiaturze nie może być argumentem za wycofaniem się z umowy. Wówczas każdy, kto nie jest zadowolony z uzyskanej ceny, mógłby się bezkarnie wywinąć od wypełnienia swych zobowiązań – i to właściwie bez konieczności udowadniania czegokolwiek.

Inną kwestią jest oczywiście, czy ustanowienie ceny tego, co sprzedajemy, zdecydowanie poniżej wartości rynkowej nie powinno zastanowić nabywcy. Wtedy można by bronić stanowiska, że z łatwością mógł on zauważyć błąd – a to już otwiera drogę do uchylenia się od skutków oświadczenia złożonego pod wpływem błędu.

Przy wycofywania się z błędnej umowy ważny jest także upływ czasu. Od skutków prawnych oświadczenia złożonego pod wpływem błędu można się uchylić jedynie wówczas, gdy od dnia wykrycia nieprawidłowości nie minął jeszcze rok. W przeciwnym wypadku pozostaje już tylko żyć ze skutkami niekorzystnej czynności prawnej.

Jak dopełnić formalności związanych z uchyleniem się od skutków oświadczenia złożonego pod wpływem błędu? Nie są one zbyt liczne. Trzeba tylko złożyć stosowne oświadczenie drugiej stronie umowy. Koniecznie też trzeba to uczynić na piśmie.

Konsumenci i szczególne uprawnienia

Szczególnymi zasadami rządzą się umowy zawierane za pośrednictwem Internetu między przedsiębiorcą a konsumentem. Przede wszystkim konsument, który zawarł taką umowę, może od niej odstąpić bez podania przyczyn, składając stosowne oświadczenie na piśmie w terminie dziesięciu dni. Przedsiębiorca ma też wobec niego szerokie obowiązki informacyjne. Zaznaczyć jednak należy, że przepisów o sprzedaży na odległość nie stosuje się do elektronicznych licytacji.

Wiesław Paluszyński, wiceprezes Polskiego Towarzystwa Informatycznego

Dowód na okoliczność zawarcia umowy w formie elektronicznej zależy od tego, czy została ona opatrzona bezpiecznym czy tylko zwykłym podpisem elektronicznym.

W tym pierwszym przypadku to strona, która kwestionuje istnienie kontraktu, musi udowodnić, że go nie podpisała. W tym drugim jest odwrotnie, zawarcia umowy dowieść musi ten, kto się na nią powołuje. Oba dowody są dosyć trudne. Jeśli zaś sporu co do faktu istnienia kontraktu nie ma, wystarczy przedstawić sądowi – np. na nośniku informatycznym – podpisane elektronicznie pliki. Po ich otwarciu sąd się dowie, kto figuruje w nich jako podpisujący. Tyle tylko, że musiałby się połączyć za pośrednictwem Internetu z centrum certyfikacji, które potwierdziłoby, iż podpis został przez nie zweryfikowany i kto ów podpis złożył. Możliwe jest też dołączenie plików w specjalnej formie archiwalnej. Wtedy internetowe połączenie w ogóle nie jest potrzebne, bo pliki archiwalne zawierają informację o tym, kto i czy w okresie ważności certyfikatu umowę elektronicznie podpisał.

Wydruk to nie to samo co dokument elektroniczny

Wiele informacji urzędowych przedsiębiorcy mogą zdobywać w formie elektronicznej. Okazuje się jednak, że czasem nie wiedzą, co z nimi potem robić

– Korzystamy z możliwości otrzymywania odpisów z KRS w formie elektronicznej. Wszystko odbywa się bardzo sprawnie, szybko dostajemy potrzebne pliki. Tylko co z takim dokumentem dalej robić? Przecież nie mogę go wydrukować, bo na papierze nie będzie miał żadnej mocy prawnej? – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Rzeczywiście, dokument elektroniczny ma moc tylko w obiegu elektronicznym. Czasem wydrukowanie jego treści wystarczy w tradycyjnym, papierowym postępowaniu, ale złożenie wydruku jest raczej uprawdopodobnieniem, aniżeli dowodem.

Plik komputerowy jako załącznik

Jednak może się okazać, że postępowanie, w którym dokument taki jest potrzebny, też odbywa się w formie elektronicznej albo przynajmniej z formy takiej pozwala skorzystać. Wtedy elektroniczny odpis czy zaświadczenie można załączyć – jako plik komputerowy – do elektronicznego podania czy wniosku. Oczywiście w praktyce pojawia się mnóstwo problemów. W szczególności chodzi o infrastrukturę informatyczną. Może się zdarzyć , że urząd czy inna instytucja nie dysponuje oprogramowaniem umożliwiającym odczytanie plików zapisanych w takim akurat standardzie, ma za stary sprzęt itp. Zwłaszcza że nie ma ogólnej zasady, która określałaby dopuszczalność określonych formatów. Czasami regulują je przepisy szczególne dotyczące konkretnych postępowań.

Warto też pamiętać o szczególnych możliwościach, jakie istnieją w postępowaniu dowodowym. Zarówno w postępowaniu administracyjnym, jak i w sądowym postępowaniu cywilnym może zajść potrzeba powołania się na informacje zawarte w dokumentach elektronicznych. Reguły dowodowe są na tyle elastyczne, że da się je wykorzystać na nasze potrzeby.

Jak dowodzić

Regulacje obowiązujące w postępowaniu administracyjnym nakazują dopuszczać w charakterze dowodów wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 75 kodeksu postępowania administracyjnego). Nie ma zatem przeszkód, ażeby domagać się przeprowadzenia dowodu z treści pliku komputerowego.

Również przepisy o cywilnym postępowaniu sądowym nie zawierają na razie jakichś szczególnych norm poświęconych dowodom elektronicznym. Co ważne jednak, lista środków dowodowych jest otwarta i sąd zawsze może dopuścić dowód ustawie nieznany (art. 309 kodeksu postępowania cywilnego).

Wszystko to przypomina jednak stąpanie po miękkim gruncie, bo rozwój techniki chyba nieco wyprzedził tu wyobrażenia autorów przepisów o postępowaniu dowodowym.

Przykład

Jak doprowadzić do przeprowadzenia takiego dowodu?

Przede wszystkim musimy zgłosić odpowiedni wniosek. Wszystko sprowadza się do jego umiejętnego zredagowania. W piśmie procesowym (np. pozwie) piszemy więc np:

„Wnoszę o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z treści pliku dowod1.rtf nagranego na dołączonym do pozwu dysku – na okoliczność, że 20 marca 2008 r. Jan Kowalski był członkiem zarządu pozwanej spółki i miał prawo ją reprezentować”.

Potrzebny bezpieczny e-podpis

Jak widać, skorzystanie przez przedsiębiorcę z możliwości stwarzanych przez rozwój informatyki zależy często od tego, czy jest on w stanie podpisać się w formie elektronicznej. O tym, jak to uczynić, przesądza ustawa o podpisie elektronicznym (DzU z 2001 r. nr 130, poz. 1450). Określa ona m.in. formę i skutki tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Do jego składania potrzebne są specjalne oprogramowanie i urządzenia. Kosztują one kilkaset złotych – w zależności od wersji, standardu itp.

Elektronika w ZUS

Komputer jest potrzebny do przekazania ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów (art. 47a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Jest też możliwość wysłania za pośrednictwem Internetu kilku wniosków, tj.:

- ZUS-EWN – wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek,

- ZUS-EZS – wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek,

- ZUS-ERU – zgłoszenie reklamacji do informacji o stanie konta osoby ubezpieczonej,

- ZUS-EWZ – wniosek ubezpieczonego o wydanie zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego,

- ZUS-EPW – wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej granicy podstawy wymiaru składek (czyli 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy). I tu jednak potrzebny jest bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem.

Niektóre sprawy urzędowe można załatwić z pomocą komputera

Wymiana pism w postępowaniu administracyjnym nie musi już odbywać się na papierze i za pośrednictwem poczty. Możemy zażądać, aby korespondencja docierała do nas w formie elektronicznej

Mówi o tym art. 39¹k.p.a. Co prawda urzędy jedynie mogą, ale nie muszą się zgodzić na to, aby wysyłać do nas korespondencję drogą elektroniczną. I zdarza się, że tego nie robią. Już niebawem ma się to jednak zmienić.

Same podania też można wnosić w formie elektronicznej, np. e-mailem. Ważne jest to, ażeby znalazło się w nich kilka podstawowych elementów. Chodzi o określenie, czego się domagamy, oraz określenie naszej firmy, w tym jej adres (art. 63 k.p.a.). Bez nich nie ma co liczyć na nadanie naszemu pismu biegu.

Na elektroniczną przesyłkę z urzędu musimy jeszcze zareagować. W przypadku bowiem wykorzystania Internetu doręczenie jest skuteczne, jeżeli w ciągu siedmiu dni od dnia wysłania pisma organ administracji publicznej otrzyma potwierdzenie doręczenia pisma. Jeśli organ takiego potwierdzenia nie otrzyma, będzie musiał wrócić do klasycznych sposobów przekazania nam korespondencji. Pismo doręczy nam wówczas np. pocztą (art. 46 § 3 k.p.a.). Dla nas jest to o tyle niekorzystne, że postępowanie niepotrzebnie się przeciągnie.

Z elektroniczną korespondencją jest jednak jeden problem. Kodeks wymaga, ażeby każde podanie wnoszone w formie dokumentu elektronicznego opatrywać tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Jest jeszcze jeden haczyk. Otóż po spełnieniu wszystkich warunków stawianych przed elektronicznym podaniem cały czas nie możemy być pewni, czy przyzwyczajony do korespondencji papierowej organ da się namówić do przejścia na bardziej nowoczesne środki. W przepisach mowa jest bowiem jedynie o tym, że doręczenie „może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej”, a nie że w takiej formie następuje albo musi nastąpić (art. 39¹k.p.a.).

Podatkowe ułatwienia

Za pośrednictwem Internetu można już składać bardzo wie-le dokumentów podatkowych. Służy do tego serwis www.e-deklaracje.gov.pl. Przedsiębiorcy znajdą tam całą listę formularzy, które mogą wykorzystać. W grę wchodzą zarówno podatki dochodowe, jak i podatek od towarów i usług. Podatnik lub płatnik zamierzający składać deklaracje w formie elektronicznej musi spełnić dwa warunki. Po pierwsze, zawiadomić o swoim zamiarze naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawie ewidencji podatników i płatników. Po drugie, wskazać osobę lub osoby upoważnione do składania deklaracji w tej formie i podpisywania deklaracji podpisem elektronicznym (art. 3c ordynacji podatkowej).

Przedsiębiorcy mogą też wystawiać w formie elektronicznej faktury VAT. Szczegóły określa tu rozporządzenie ministra finansów w tej sprawie (DzU z 2005 r. nr 133, poz. 1119). Powinni o tym pamiętać zwłaszcza kontrahenci dużych firm (np. hipermarketów), bo to one coraz częściej wymagają od swoich kontrahentów wdrożenia procedury wystawiania e-faktur.

Zarejestruj zbiory danych

Spore możliwości stwarza firmom strona internetowa generalnego inspektora ochrony danych osobowych (www.giodo.gov.pl). Przedsiębiorcy mogą ją wykorzystać do wyszukiwania rejestrów danych osobowych prowadzonych przez inne firmy. Wyszukiwanie możliwe jest według takich m.in. kryteriów, jak nazwa przedsiębiorcy, jego adres, REGON czy nazwa zbioru danych osobowych. Przez Internet przedsiębiorca może też zarejestrować prowadzone przez siebie zbiory danych osobowych. Przypomnijmy, że obowiązek taki – mimo licznych wyjątków – co do zasady obciąża każdego administratora danych. Szczegóły w ustawie o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz pod adresem http://egiodo.giodo.gov.pl. Rejestracja wymaga bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem.

Szperanie w rejestrze

W Internecie można również szukać firm wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Klucze są dwa: według nazwy albo numeru KRS. Dzięki temu użytkownicy mają dostęp do informacji o adresie i numerze REGON przedsiębiorcy, osobach upoważnionych do jego reprezentowania (np. członkach zarządu) itp. Wyszukiwarka firm wpisanych do KRS dostępna jest pod adresem http://pdi.cors.gov.pl/KRSSED. Korzystanie z niej jest bezpłatne, wystarczy więc sprawny komputer i dostęp do Internetu.

Przedsiębiorcy mogą się też postarać o dostęp do niektórych dokumentów firm wpisanych do rejestru. Wolno im też składać wnioski w formie elektronicznej.

Potrzebne do tego formularze znajdują się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). I do tego potrzeba bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 694 § 3 kodeksu postępowania cywilnego). Przedsiębiorca wypełnia formularz, opatruje wspomnianym podpisem i wysyła, korzystając z serwisu internetowego ministerstwa. Wymaga to uprzedniej – również internetowej – rejestracji. Co ważne, zarejestrowanym w ten sposób użytkownikiem powinna być osoba uprawniona do występowania w imieniu wnioskodawcy, a nie sam wnioskodawca (czyli np. członek zarządu spółki, a nie sama spółka).

Urzędy jedynie mogą, ale nie muszą się zgodzić na to, aby wysyłać do nas korespondencję drogą elektroniczną

Jakich dokumentów możemy szukać w elektronicznym rejestrze? Centralna Informacja KRS – czyli komórka odpowiedzialna za udostępnianie danych z rejestru – prowadzi też tzw. elektroniczny katalog dokumentów spółek. Zawiera on niektóre pisma spółek z o.o., akcyjnych, komandytowo-akcyjnych i europejskich:

- akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, oraz uchwały o ich zmianie, a także teksty jednolite wszystkich tych dokumentów,

- uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu,

- uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek,

- dokumenty związane z rachunkowością spółek, tj. roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych (w rozumieniu przepisów o rachunkowości), odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek (jeśli istnieje obowiązek ich sporządzenia).

Szczególnie korzystny wydaje się dostęp do tekstów jednolitych. W umowach spółek znajdują się często postanowienia bardzo istotne z punktu widzenia potencjalnych kontrahentów. A bez elektronicznego dostępu do nich każdy musiałby jeździć do sądu rejestrowego, żeby się z ujednoliconą wersją umowy czy statutu spółki zapoznać.

Statystyka

Elektronicznie można przekazywać też formularze statystyczne (rozporządzenia ws. programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2008, DzU z 2007 r. nr 210, poz. 1521). Przewodnik po sprawozdawczości elektronicznej GUS znajduje się pod adresem http://form.stat.gov.pl/formularze/przewodnik/index.htm.

Wynalazki i nie tylko

Ze sprawnego narzędzia internetowego mogą też korzystać ci przedsiębiorcy, którzy szukają informacji o chronionych w Polsce wynalazkach, znakach towarowych i innych przedmiotach praw własności przemysłowej. Warto zajrzeć do wyszukiwarki, zanim zdecydujemy się wdrożyć w firmie jakieś rozwiązanie techniczne czy wybrać nazwę produktu. Niejednokrotnie zaoszczędzimy w ten sposób mnóstwo pieniędzy na przyszłych procesach sądowych.

Wyszukiwarka dostępna jest pod adresem www.uprp.pl. Wybieramy zakładkę „Bazy danych UPRP” i ponownie klikamy to hasło na stronie, która się przed nami odsłoni. Można też od razu wstukać adres http://uprp.pl/patentwebaccess/databasechoose.aspx?language=polski.