Zmiana formy księgowości bez problemów podatkowych

Wzrósł limit dla prowadzenia ksiąg rachunkowych, a firmy, które go nie przekroczyły, mogą do końca sierpnia je zamknąć i 1 września otworzyć podatkową księgę przychodów i rozchodów

Tak wynika z ostatniej nowelizacji ustawy o rachunkowości (DzU nr 144, poz. 900). Weszła w życie 22 sierpnia, czasu na przekształcenie jest więc niewiele. Czy zmiana formy księgowości w trakcie roku nie spowoduje jednak problemów podatkowych?

Wyższy limit dla małych firm

Przypomnijmy, że możliwość przejścia na księgę przychodów i rozchodów dotyczy osób fizycznych, które prowadzą działalność samodzielnie, a także spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, których przychody w 2007 r. wynosiły od 800 000 euro (3 022 000 zł to wysokość poprzedniego limitu) do 1 200 000 euro (4 533 000 zł to kwota obecnego limitu). Jeśli więc firma w ubiegłym roku miała przychody np. w wysokości 4 000 000 zł i musiała w 2008 r. założyć księgi rachunkowe, to teraz może wrócić do prostszej formy księgowości.

Księgi trzeba pozamykać...

Oczywiście zmiana formy rozliczania to konieczność przeprowadzenia pełnej procedury zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Jak pisał Piotr Przemysław Żak w artykule „We wrześniu można wrócić do podatkowej księgi” (DF z 21 sierpnia 2008 r.), niezbędne będzie przede wszystkim przeprowadzenie inwentaryzacji (spisy z natury, potwierdzenia sald, weryfikacja sald), a także księgowe ustalenie wyniku finansowego. Trzeba też pamiętać o zapewnieniu porównywalności danych w sprawozdaniu (niepełny rok 2008 i wykazywany wraz z nim rok 2007).

...a dochód zsumować

Czy przejście z pełnej księgowości na uproszczoną nie skomplikuje zasad obliczania dochodu z działalności? Po zmianie trzeba go ustalać na podstawie księgi przychodów i rozchodów, uwzględniając oczywiście dochód z okresu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tak samo będzie z dochodem rocznym, sumujemy po prostu dwa okresy:

- od 1 stycznia do 31 sierpnia – dochód wyliczony na podstawie ksiąg handlowych,

- od 1 września do 31 grudnia – dochód wyliczony na podstawie księgi podatkowej.

Niezależnie jednak, jaką formę ewidencji prowadzimy, dochód i tak musimy ustalić, kierując się zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa o PIT). Ona decyduje, co jest podatkowym przychodem i kosztem. Problem jednak w tym, że przewiduje różne sposoby rozliczania tych kosztów.

Koszty w pełnej księgowości...

Dla przedsiębiorców prowadzących księgi rachunkowe ustawa o PIT wprowadza podział na koszty bezpośrednie i pośrednie. Pierwsze rozliczamy w roku, w którym osiągnęliśmy odpowiadające im przychody. Dotyczy to też kosztów z lat poprzednich. W tym roku można również potrącić niektóre koszty poniesione po jego zakończeniu (art. 22 ust. 5a i 5b ustawy o PIT).

Z kolei koszty pośrednie potrącamy w roku ich poniesienia. Jeśli jednak dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, musimy je rozliczyć proporcjonalnie. Chyba że potrafimy określić, w jakiej części dotyczą danego roku.

Te zasady rozliczania kosztów dotyczą firm prowadzących księgi rachunkowe, ale mogą je również stosować przedsiębiorcy rozliczający się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pod warunkiem że wyodrębniają koszty odnoszące się do danego roku.

...i w uproszczonej

Tak więc przedsiębiorcy, którzy rozliczają się za pomocą księgi przychodów i rozchodów, mają do wyboru dwie metody księgowania kosztów. Mogą to robić tak jak w księgach rachunkowych (bezpośrednie wiążą z przychodem, pośrednie odliczają w momencie poniesienia) albo stosować metodę uproszczoną. Ten drugi sposób polega na rozliczaniu wszystkich kosztów w momencie poniesienia.

Kiedy koszt jest poniesiony? Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 1 lutego 2007 r. (odpowiedź na pytanie DF), w przypadku przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę księgowania. Niezależnie od tego, według jakiej metody prowadzą księgę. Do tego stanowiska stosuje się zdecydowana większość urzędów.

Oczywiście od tej zasady są wyjątki. Przykładowo rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mówi, że towary trzeba zaksięgować od razu po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży). Tak więc towary wpisujemy w kolumnie 10 księgi, jeśli je sprzedamy, wykazujemy przychód, a jeśli nie, pomniejszają koszty w remanencie.

Natomiast wynagrodzenia, składki ZUS, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych księgujemy w momencie zapłaty. Podobnie będzie np. z odpisami na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych albo odsetkami od pożyczki.

Jak rozliczać koszty po zmianie formy księgowości? Wszystko zależy od tego, jaką wybierzemy metodę: memoriałową czy uproszczoną >patrz ramki.

Pamiętaj o zawiadomieniu

O tym że założyliśmy księgę przychodów i rozchodów, trzeba poinformować naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na nasze miejsce zamieszkania. Pisemne zawiadomienie musimy złożyć do 22 września. W spółkach zawiadomienie składa każdy ze wspólników do urzędu właściwego miejscowo według swojego miejsca zamieszkania. Trzeba też będzie zaktualizować zgłoszenie NIP.

źródło: www.rzeczpospolita.pl